A belső szakmai team

Az IFKT módszertan fontos eleme: A BELSŐ SZAKMAI TEAM

A férőhely kiváltási folyamat kulcsszereplői az intézmény munkatársai. Felkészítésük, folyamatba kapcsolásuk, attitűdjük formálása kiemelt jelentőségű a folyamat sikeres megvalósítása érdekében. Az intézményi férőhely kiváltási program sikerességének egyik zálogát abban látjuk, hogy az intézmény minden szervezeti szintjén egyre erőteljesebben elköteleződik a folyamat irányába, amelynek segítségével képes lesz elsősorban a lakók és dolgozók, másodsorban minden más érintett számára pozitív, reális és hiteles képet festeni az előttük álló folyamatokról és kihívásokról. Ennek érdekében azt javasoljuk, hogy az intézmény még a felmérési-tervezési szakasz elején válassza vagy jelölje ki azokat a munkatársakat, akik alkalmasak arra, hogy a tervezési folyamatokban releváns pontokon egyénileg felmérésekben részt vegyenek, illetve csapatként együttműködve részt vegyenek a tervezésben és a megvalósítás folyamatában.

Ahhoz, hogy a munkatársakkal megfelelő munka alakuljon ki, fontos, hogy egy elkötelezett Belső Szakmai Team dolgozzon a felmérési-tervezés szakasztól kezdve a megvalósításon keresztül a lezárásig minden egyes feladaton. Cél, hogy az intézmény különböző szakmai csoportokba tartozó munkatársaiból kialakuljon egy olyan Belső Szakmai Team, amely kompetens és elkötelezett a férőhely kiváltási folyamat mellett, korszerű szemléleti alapokkal és megfelelő szakmai ismeretekkel rendelkezik. A vezetőségnek meg kell találnia azt az 8-18 fő, sokrétű szaktudású intézményi szakembert, akik képesek az IFKT összeállításának folyamatát koordinálni, a folyamat belső motorjai tudnak lenni, az egyes lépésekben és felmérésekben tevékenyen részt vesznek és az ellátottak számára információt nyújtanak, döntéseikben támogatják őket.

Olyan, a kiváltás mellett elkötelezett személyek kiválasztása a cél, akik képesek munkatársaikat motiválni, szükség esetén mentorálni, a folyamat további részében kompetenciakörüknek megfelelő tervezési feladatokat ellátni. A Belső Szakmai Team tagjai képzések, továbbképzések során elsajátított ismereteiket képesek továbbadni munkatársaiknak, hiteles, a helyi viszonyokat jól ismerő szakemberek, akik képesek belső képzési, attitűdformálási, érzékenyítési feladatokat is ellátni. Ez a szakmai team belső koordináló és katalizáló szerepet tud betölteni. Tagjai nem kizárólagosan az intézmény jelenlegi vezető tisztségviselőiből, vagy a projektmenedzsment és szakmai feladatokat ellátó szakemberekből állnak. Kiválasztásuk elsődleges szempontja korszerű szakmai ismereteik, elköteleződésük, és attitűdjük megléte kell, hogy legyen.

A Belső Szakmai Team kiválasztása és működtetése kétségtelen előnyei mellett mindenképpen plusz terhet jelent az intézmény számára. Jelentősége miatt azonban mindenképpen szeretnénk felhívni arra a figyelmet, hogy ennek a teamnek a kialakítását garanciális jellegűnek tartjuk, ráadásul egy ilyen belső team alkalmas lehet arra is, hogy a korábbi férőhely kiváltási pályázati programok számos hibáját a jelenlegi folyamat során kiküszöbölje.

Ez a munkacsoport kapcsolatot tud tartani a projektet megvalósító menedzsmenttel, a vezetőséggel és külső tanácsadókkal (pl. a 2014-2020-as uniós tervezési időszakban megvalósuló kiváltási folyamat szakmai támogatását biztosító TÁRS projekttel, a projekt által biztosított tanácsadókkal). Ezzel a szereppel számos terhet tud levenni más munkacsoportokról, az információk áramlása koordináltabb és szervezettebb tud lenni.

Fontos, hogy a Belső Szakmai Team rendelkezzen megfelelő felhatalmazással a fenntartó részéről és szorosan működjön együtt a fenntartó képviselőjével a folyamat sikeres lebonyolítása érdekében. Fontos továbbá, hogy ismerjen már működő jó gyakorlatokat és támaszkodjon korábbi intézményi férőhely kiváltási tapasztalatokra. Legyen kész és alkalmas arra, hogy más hazai és nemzetközi gyakorlatokat elemezzen, munkájába szükség szerint beépítsen.

A teljes Intézményi Férőhely Kiváltási Terv elkészítésének kezdő lépéseként a Belső Szakmai Team kijelölését tartjuk indokoltnak. A Belső Szakmai Team kiválasztása megelőzi a kiváltási projekt menedzsmentjének és szakmai megvalósító teamjének kiválasztását, ez a csoport bővebb körű, mint az intézmény vezetősége, illetve a projekt team. Tekintettel arra, hogy ez egy önálló, szakmai támogató munkacsoport a folyamat mellett, kialakítása kötelező, az IFKT módszertanban lefektetett felmérési és tervezési protokoll megvalósíthatósága érdekében garanciális jellegű, ezért a tervezés során az előkészítési költségek terhére, illetve a megvalósítás során a szakmai megvalósítás terhére költségeket kell tervezni hozzá.

A belső szakmai team összetétele és kompetenciái

Kompetenciák, amelyeket a team tagjainak le kell fedniük:

1. Lakók felmérője és támogatója: a lakókat, a célcsoportot és a korszerű terápiás, fejlesztési eljárásokat elméletben és részben gyakorlatban is jól ismerő szakemberek (különösen: gyógypedagógus, fejlesztő pedagógus, addiktológiai konzulens, közösségi koordinátor, szociális munkás, mentálhigiénés munkatárs, pszichiáter, pszichológus, tanácsadó), akik esetkezeléshez (interjútechnikák ismerete, adatgyűjtési ismeretek, felmérő eljárások ismerete, tervezési és értékelési ismeretek) kapcsolódó magas szintű ismeretekkel is rendelkeznek. Ismerik a segédeszközök és speciális segítő technológiák, egyenlő esélyű hozzáférést biztosító eljárások alkalmazási lehetőségeit. Létszámuk a lakók létszámától függ, 1 felmérőhöz maximum 30 lakó tartozzon.
2. Munkatársak felmérője és támogatója: képes a munkatársak motiválására, velük közvetlenül dolgozik, a szemléletváltás és az attitűdformálás belső motorja, gyakorlati kivitelezője. Ideális esetben rendelkezik oktatási-képzési gyakorlattal vagy tapasztalattal, illetve szívesen vállalja munkatársai támogatását, mentorálását is. A felmérési folyamatban feladata a Munkatársak önértékelő kérdőívének egyéni kitöltésének segítése, a munkatárak tájékoztatása az egyes felmérési területek céljáról és tartalmáról az útmutató alapján. Munkatársak létszámától függően 1-3 fő.
3. HR terület: olyan belső személyzeti ügyekben jártas vagy ezekért felelős szakember, aki ismeri a munkatársi csoport összetételét, személyzeti ügyeit. Ideális esetben ismeretekkel rendelkezik a képzési és tréning lehetőségekre, illetve a felnőttképzési intézményekre vonatkozóan. 1-2 fő a felmérésbe bevont munkatársi csoport nagyságától függően. A Munkatársak felmérője és támogatója, illetve a HR területért felelős személy(ek) lehetnek ugyanazok a munkatársak.
4. Pénzügyi tervezés: 1-2 fő, aki a pénzügyi tervezést és a szolgáltatástervezési feladatokat látja el, az intézmény belső munkatársa. Rendelkezik közgazdasági és szociális igazgatási, illetve mélyreható tervezési és szolgáltatásfejlesztési ismeretekkel. Szoros együttműködésben dolgozik a HR és a lakók felmérésével foglalkozó szakemberekkel, illetve erőteljesen támaszkodik az ott összegyűjtött adatokra, képes adekvát visszajelzések adására és további feltárandó területek, elemek jelzésére.
5. Foglalkoztatási terület: a lakók foglalkoztatásával foglalkozó belső szakember, aki ismeri az aktuális szabályozási dokumentumoknak megfelelő foglalkoztatási és munkaerő-piaci lehetőségeket, illetve ismeri a megváltozott munkaképességű emberek foglalkoztathatóságának és a munkakörnyezet adaptálásának kritériumait. Ideális esetben rendelkezik üzleti tervezési ismeretekkel is, és ismeri a helyi piaci és üzleti környezetet. Fontos, hogy kreatív és rugalmas gondolkodású, innovatív szemléletű szakember legyen, aki törekszik az integrált és közösségi alapú foglalkoztatási lehetőségek feltárására és kialakítására. Képes a lakók képességeihez, az egyéni erősségeihez igazított munkaköröket és foglakoztatási lehetőségeket kitalálni. A kialakítandó foglalkoztatási portfólió méretétől függően 1-3 fő belső szakember.
6. Lakók képviselője: A lakók saját maguk által választott delegált tagja vagy tagjai. Ideális esetben olyan képviselő, aki rendelkezik önérdek-érvényesítési tapasztalattal, részt vett ilyen képzésen, vagy részt vett érdekvédelmi fórum működtetésében. Az intézmény segítse és támogassa azt, hogy olyan delegált kerülhessen a teambe, aki valóban képes a lakók érdekében felszólalni és a team tagjai számára a lakók érdekeit megjeleníteni. A minél hatékonyabb képviselet megteremtése érdekében a team működését olyan módon kell alakítani, hogy a célcsoport tagjai számára hozzáférhető és érthető legyen. Támogatott döntéshozatal, mint eszköz kiemelt jelentőségű ebben az esetben is. A Lakók képviselőjének feladatai: az IFKT elkészítésének folyamatában való részvétel; az elkészülő anyagok véleményezése és döntésekben való aktív közreműködés; részvétel a team megbeszéléseken; a lakók érdekeinek és visszajelzéseinek képviselete a team tagjai számára. A Lakók képviselőjének munkáját segíteni tudja, hogy ha az országos érdekképviseleti szervezetek helyi képviselőit bevonja és együttműködnek a folyamatok nyomonkövetése és a visszajelzések megtétele, illetve a lakók érdekeinek képviselete során.
7. Munkavállalók képviselője: a dolgozók által delegált tag vagy már működő munkavállalói fórum tagja, szakszervezeti képviselő vagy vezető, illetve a kollektív szerződés értelmében a munkavállalók képviseletével foglalkozó munkatárs.
8. Adatbázis kezelője: Adatbázis alatt a módszertani fejlesztés során előre megtervezett és előkészített adatgyűjtő űrlapok segítségével feltölthető Excel táblázatokat értünk, melyek célja, hogy az egyes felmérésekben kapott eredményeket rögzítése, összesítse, illetve a tervezés egészét tekintve egységes és/vagy egymással összevethető, összekapcsolható tervezési adatokat tároljon. Valamennyi tématerület felmérési eredményeit az Excel adatbázisban kell rögzíteni, fontos, hogy ezért a feladatért egy ember legyen felelős, aki magabiztosan használja és kezeli az Excel programot. Előreláthatólag folyamatos lesz a leterheltsége, ezért érdemes végiggondolni, hogy időszakosan erre a feladatra felvesz az intézmény egy munkatársat.

Munkakör szerint a belső teamhez tartozik:

• fenntartó által kijelölt képviselő
• az intézményvezető
• gazdasági vezető
• ápoló-gondozó munkacsoport 1-3 tagja
• foglalkoztatási munkacsoport 1-3 tagja
• mentálhigiénés munkacsoport 1-3 tagja
• fejlesztési munkacsoport 1-3 tagja
• szociális ügyintéző

Kimenet:

A munkakörök és a kompetencia szerint összeállított Belső Szakmai Team 8-18 fős munkacsoport, akinek munkáját speciális ismeretekkel rendelkező tanácsadók segítik.

A Belső Szakmai Team tagjai szükség szerint kiegészülhetnek olyan külső szakemberekkel, akik időszakosan, speciális szaktudásukkal vesznek részt a munkában. Ennek a szakértői körnek a kijelölése az intézményi igények szerint történik, az alábbi felsorolásban található fő területek mentén kell meghatározni a szakemberigényt. Olyan külső erőforrások, tudások bevonása lehet indokolt, amelyek az intézményben nem vagy nem kellő mértékben (kapacitás, tudás) állnak rendelkezésre. Mind az előkészítés, mind a megvalósítás időszakára költséget kell tervezni hozzá.

• HR szakember, személyzeti területek felmérése és HR tervek készítés;
• Pénzügyi tervezés, közgazdasági ismeretek, szociális igazgatási ismeretek;
• Szervezetfejlesztés, változásmenedzsment;
• Foglalkoztatási, általános, illetve alternatív munkaerő-piaci ismeretek;
• Üzleti tervezés, piackutatás, termékfejlesztés;
• Munkajogász;
• Önkéntes menedzser.

A Belső Szakmai Team nagy létszámú munkacsoport, amely egy bizonyos időtartamra és feladat elvégzésére jön létre. Feladatait és kompetenciát tekintve nagyon komplex és szerteágazó, ezért működése is ezt fogja leképezni. Annak érdekében, hogy be tudja tölteni funkcióját nagyon pontosan végig kell gondolni, és meg kell tervezni, hogy hogyan fog működni a csoport. A Belső Szakmai Team működési rendjének kialakításához pár oldallal később adunk szempontokat, de itt is szeretnénk hangsúlyozni, hogy ezt mindenképp komolyan kell venni. A Team felállítása és a működési keretek meghatározása legalább 2, nagyobb team esetében akár 4 hetet is igénybe vehet. A hatékonyabb időgazdálkodás érdekében ez idő alatt az első felmérési feladatok, amelyek sok időt igényelnek (lakók és a munkatársak felmérése), már elindítható, de mire ezek az adatok összegyűlnek, a Belső Szakmai Teamnek már magabiztosan kell működnie.

Természetesen a Team nem minden tagja fog folyamatosan feladatokat ellátni. Lesznek olyan időszakok, amikor egyes tématerületek felelősei intenzívebben dolgoznak, másoknak pedig épp kevesebb feladata van. A felmérési és tervezési feladatok váltakozva, logikai rendjük szerint egymásra épülve jelennek meg. Az IFKT módszertan alkalmazásának folyamatábrája (ld. Az Intézményi Férőhely Kiváltási Terv módszertan általános bemutatása c. fejezetben) segítségével ez a terhelési rend jól követhető, a Belső Szakmai Team működésének sorvezetőjeként funkcionál.